HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HĐĐT LAVA

 PHẦN 01: THIẾT LẬP THÔNG TIN ĐƠN VỊ.

Bước 01: Cài phần mềm HĐĐT LAVA.

Bước 02: Đăng nhập theo email và mật khẩu đã được đăng ký.

Bước 03: Vào Thông tin đơn vị: Điền thông tin công ty mình như Tên doanh nghiệp; Địa chỉ; Thành phố; Mã số thuế; Email… => Hoàn tất chọn Lưu.

Sau khi điền, nếu kiểm tra lại thấy sai => Chọn nút Sửa: Sửa xong => Chọn Lưu

PHẦN 02: LẬP HOÁ ĐƠN GTGT.

Bước 1: Vào Tạo hoá đơn:

- Phần Thông tin HĐ: Số hoá đơn nội bộ; Ngày hoá đơn; Loại hoá đơn; Kỳ kế toán: Thường sẽ hiện sẵn.

- Phần VAT: Thường sẽ hiện sẵn.

- Phần khách hàng: Chỉ cần nhập Mã số thuế, thông tin khách hàng sẽ được hệ thống tự động lấy trên Google điền vào, kiểm tra lại xem có chính xác hay không? Với khách hàng ở các tỉnh khác TP. Hồ Chí Minh, phần địa chỉ nên thêm quốc gia “Việt Nam”. Điền email khách hàng, nếu từ 02 email trở lên thì các email cách nhau bằng dấu phẩy (,).

- Phần Nội dung hoá đơn: Điền nội dung hàng hoá, dịch vụ cung cấp. Mục nào không cần thiết thì không cần phải điền.

- Sau khi hoàn tất Chọn Lưu.

Bước 2: Vào Danh sách hoá đơn:

- Chọn Kỳ kế toán: Hoá đơn đã được ký điện tử sẽ ở trạng thái Issued (Không thể sửa lại nội dung); Hoá đơn mới tạo, chưa được ký điện tử ở trạng thái Proforma (Có thể sửa lại nội dung).

- Hoá đơn ở trạng thái Proforma:

+ Nếu muốn sửa lại hoá đơn đã tạo: Double vào hoá đơn, chọn Sửa: Sau đó sửa lại nội dung như mong muốn. Ví dụ: Nếu muốn xoá dòng hàng hoá dịch vụ dư thì Click chuột phải, chọn Deleted Selected Rows  => Ấn Lưu.

+ Nếu đã tạo đúng thì đánh dấu tích chọn R => Ký hoá đơn => Chọn tên Công Ty Thalinco; Mã pin:12345678 => Ok. Chờ hoá đơn ký xong là hoàn tất.

Ghi chú: Có thể tạo nhiều hoá đơn rồi ký hoá đơn 01 lần cũng được.

- Hoá đơn sau khi được ký xong sẽ chuyển sang trạng thái Issued. Mình thoát ra trang chủ rồi vào lại Danh sách hoá đơn hoặc chọn Làm mới.

- Xem lại hoá đơn bằng file PDF trước khi ký: Cách 01: Đánh dấu tích chọn R vào hoá đơn cần xem, chọn Liên kết => PDF => Save as (Lưu file gửi cho khách hàng xem trước) Hoặc In (In ra bản giấy). Cách 02: Đánh dấu tích chọn R vào hoá đơn cần xem, chọn Xem qua.

- Xem lại hoá đơn đã ký điện tử bằng file PDF: Cách 01: Đánh dấu tích chọn R vào hoá đơn cần xem, click chuột phải chọn View Signed invoice. Cách 02: Chọn Liên kết => PDF => Save as (Lưu file gửi cho khách hàng xem trước) Hoặc In (In ra bản giấy). Cách 03: Đánh dấu tích chọn R vào hoá đơn cần xem, chọn Xem qua.

Ghi chú: Mỗi lần chỉ xem được 01 hoá đơn.

 

 PHẦN 03: GỬI HOÁ ĐƠN GTGT SAU KHI KÝ ĐIỆN TỬ CHO KHÁCH HÀNG.

Cách 01: Khi lập hóa đơn, Anh ghi email khách hàng vào phần email luôn ạ.

Sau khi ký điện tử xong, đánh dấu tích chọn R vào hoá đơn cần gửi, click chuột phải rồi chọn "Gửi email hóa đơn"

Nếu khi lập hóa đơn, phần email khách hàng Anh quên không ghi thì sau khi ký điện tử xong, đánh dấu tích chọn R vào hoá đơn cần gửi, click chuột phải chọn "Gửi đến email khác", sau đó nhập email khách hàng là xong ạ.

Các hóa đơn đã gửi email sẽ hiện "Ngày gửi" và “Số lần gửi" nha Anh.

Ghi chú: Có thể gửi nhiều hoá đơn 01 lần.

Cách 02: Gửi tự động sang cho khách hàng. Anh vào Khách hàng => Chọn Tạo mới: Nhập thông tin của khách hàng => Chọn Lưu. Em có nhập nháp Công Ty Nova Festival như hình Anh nhé (Em không lưu lại ạ).

Khi đó, khi Anh tạo hóa đơn thì Anh chọn mã khách hàng đã lưu, không nhập mã số thuế để chọn nữa nha Anh, và phần email lúc này sẽ không hiển thị (vì tính bảo mật ạ).

Sau khi lập xong hóa đơn, Anh ký điện tử là hóa đơn sẽ được gửi tự động sang cho khách hàng. Anh chỉ cần kiểm tra "Ngày gửi" và "Số lần gửi" như trên thôi ạ.

 PHẦN 04: XỬ LÝ SAI SÓT CỦA HĐĐT SAU KHI ĐÃ ĐƯỢC KÝ ĐIỆN TỬ: Theo quy định hiện tại thì HĐĐT sai xót xử lý như sau:

1. Sai tên doanh nghiệp và Địa chỉ doanh nghiệp nhưng đúng Mã số thuế , các nội dung khác không sai xót => Chỉ cần làm Biên bản điều chỉnh ghi nhận sự việc; Không cần xuất hoá đơn điều chỉnh.

2. Sai các nội dung khác nhưng đúng Mã số thuế => Làm Biên bản điều chỉnh ghi nhận sự việc và Lập hoá đơn điều chỉnh. Khi đó trên hoá đơn điện tử điều chỉnh sẽ có dòng chữ “Điều chỉnh…..”

3. Trường hợp sai xót 02 bên thống nhất không sử dụng nữa thì tiến hành Huỷ hoá đơn đã ký.

- Lập biên bản huỷ hoá đơn ghi nhận sự việc

- Xuất hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn đã huỷ. Đánh dấu tích chọn R vào hoá đơn cần huỷ, chọn Huỷ: Cần sử dụng chữ ký số để ký xác nhận huỷ.  Khi đó hoá đơn này sẽ ở trạng thái Cancelled. Trên tờ hoá đơn sẽ có chữ “HUỶ”. Sau đó chọn HĐ thay thế để tạo hoá đơn mới gửi cho khách hàng. Hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn sai xót sẽ có dòng chữ “ Hoá đơn này thay thế cho hoá đơn…. mẫu số…. ký hiệu… ngày….”.

*Lưu ý: Khi thực hiện các bước Điều chỉnh hoá đơn hay Huỷ hoá đơn, Quý khách có thể liên hệ với kế toán phụ trách để được hỗ trợ ngay.

4. Từ ngày 01/11/2020, các hoá đơn điện tử có sai xót cần phải làm Thông báo với Chi cục thuế quản lý trực tiếp. Chính vì vậy, Quý khách vui lòng kiểm tra cẩn thận hoá đơn trước khi ký điện tử. Nếu có sai xót Quý khách báo ngay với kế toán phụ trách để xử lý kịp thời.

PHẦN 05: HÀNG HOÁ DỊCH VỤ: Anh có thể nhập danh sách hàng hoá, vật tư bên mình vào phần này, nhưng nhược điểm là nó không báo cho Anh Bảng nhập – xuất – tồn được. Thường thì khách hàng bên em không sử dụng phần này nhiều ạ.