Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác

 Tra cứu hóa đơn là một trong những nghiệp vụ có thể phát sinh trong quá trình làm việc của các kế toán. Dưới đây Đại Lý Thuế GSC hướng dẫn bạn cách tra cứu hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Xem thêm  >>> Hóa đơn điện tử là gì?

Xem thêm  >>> Các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử

Vì sao phải tra cứu hóa đơn điện tử?

Thông thường, kế toán viên cần phải tra cứu hóa đơn điện tử vì những lý do sau:

• Nắm bắt những thông tin về bên phát hành hóa đơn bao gồm thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và thông tin hóa đơn
• Tra cứu hóa đơn giúp nhận diện hóa đơn đó là thật hay giả, tính hợp pháp của hóa đơn điện tử
• Thông qua thông tin tra cứu được mà có những phương án xử lý hóa đơn điện tử

Những trường hợp cần tra cứu hóa đơn bao gồm:

• Cần kiểm tra xem hóa đơn điện tử đã được phép sử dụng hay chưa (thường là sau 2 ngày từ khi đơn vị thông báo phát hành hóa đơn điện tử)
• Cần xác nhận tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử trước khi hạch toán và kê khai hóa đơn

Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế

Tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục thuế theo các bước sau đây:

• Truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
• Thực hiện theo các bước chỉ dẫn dưới ảnh sau

Website của Tổng cục hóa đơn được xây dựng giúp tra cứu hóa đơn, biên lai bao gồm các thông tin về hóa đơn, biên lai cho Cơ quan thuế và người nộp thuế phát hành.

Tra cứu một hóa đơn

Lựa chọn click vào Thông tin hóa đơn, biên lai > Hóa đơn > Tra cứu một hóa đơn

Điền đầy đủ thông tin bao gồm: Mã số thuế người bán hàng hóa/dịch vụ, mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.

Nếu là hóa đơn bưu chính viễn thông thì tích vào ô vuông và lựa chọn loại hóa đơn.

Điền mã xác thực và ấn tìm kiếm

Và đây là ví dụ về kết quả:

Nếu điền chính xác thì kết quả sau khi tra cứu sẽ bao gồm: Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và Thông tin hóa đơn.

– Trường hợp cả 2 thông tin này đều được hiện đầy đủ thì đây là hóa đơn điện tử hợp lệ, hóa đơn thật.

– Trường hợp thiếu 1 trong 2 thông tin thì đây là hóa đơn điện tử không hợp pháp. Có thể do doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo nhưng chưa được đưa lên Cổng thông tin, hoặc cũng có thể do bạn sử dụng trình duyệt web không phù hợp, có thể thử lại với cốc cốc, chrome…. Ví dụ cụ thể như hình dưới đây:

Trong trường hợp này, bên mua hàng cần liên hệ với bên bán để kiểm tra xem họ đã phát hành hóa đơn chưa. Nếu đã phát hành thì cần xin ảnh chụp thông báo phát hành hóa đơn đã được Cơ quan thuế chấp nhận.

Lưu ý: Với các hóa đơn bán hàng của Chi cục thuế sẽ chỉ hiển thị phần thông tin doanh nghiệp bên mua, không có thông tin hóa đơn.

Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc trên hóa đơn bán hàng là đúng và hợp pháp.

Tra cứu nhiều hóa đơn

Trong trường hợp bạn muốn tra cứu nhiều hóa đơn điện tử, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị 1 file Excel với các giá trị được sắp xếp theo các cột (A, B, C, D, E, F…)

Ứng với mỗi cột sẽ là các giá trị bao gồm:

– Mã số thuế

– Mẫu số

– Ký hiệu hóa đơn

– Số hóa đơn

– Hóa đơn invoice của bưu chính, viễn thông

– Hóa đơn Bưu điện của bưu chính, viễn thông

• Bước 2: Click vào lần lượt: Thông tin hóa đơn, biên lai > Hóa đơn > Tra cứu nhiều hóa đơn

• Bước 3: Lựa chọn Trạng thái hóa đơn cần tra cứu: Hóa đơn có giá trị sử dụng hoặc không có giá trị sử dụng.
• Bước 4: Ấn vào Chọn tệp và tìm đường dẫn đến file đã chuẩn bị ở bước 1.
• Bước 5: Lựa chọn các cột ứng với các nội dung (Ví dụ: Mã số thuế: A, Mẫu số: B) trong file excel đã chuẩn bị.
• Bước 6: Điền mã xác nhận
• Bước 7: Ấn tìm kiếm

Như vậy, tương tự như tra cứu thông tin một hóa đơn, kết quả sẽ trả ra bao gồm Thông tin người bán hàng hóa và Thông tin hóa đơn, nhưng sẽ hiển thị của nhiều hóa đơn.

-------------(✿◕‿◕✿)--------------

Mọi thông tin vướng mắc, Quý doanh nghiệp xin vui lòng liên hệ  với Công  Ty TNHH Kế Toán Thuế GSC để được tư vấn kịp thời.

ĐẠI LÝ THUẾ GSC – ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP

📞 Hotline: 0909.37.22.29 – Mr Tuấn (Zalo; Line; Viber)

📖 Địa chỉ: 72/84 Huỳnh Văn Nghệ, Phường 15, Quận Tân Bình, TP. HCM

🌐 Website: ketoangsc.com

☎ P.Kế toán: 0888.123.131 ✉ Email: tuvanthue.gsc@gmail.com

☎ P.Kinh doanh: 08.8881.7771 ✉ Email: dkkd.gsc@gmail.com